最近使用した連絡先

2012年03月21日 10:45

Notes 8.x の Standard 版クライアントでは、「最近使用した連絡先」という機能が使用できます。これは、メールを受信・送信した、チャットをした、会議をした等の最近行った頻度に応じて宛先入力時に候補を表示してくれます。やり取りが多いユーザーほど上に表示されるというイメージです。

メールを送信したり受信したりすると、その宛先をローカルにある連絡先DBの"最近使用した連絡先"ビュー内に情報を追加していきます。また、やり取りの頻度情報も別途格納しています。

最近使用した連絡先機能についてまとめてみました。

■設定箇所
[プリファレンス] - [連絡先]、もしくは、連絡先DBを開いて、[オプション] - [プリファレンス]

最近使用した連絡先に自動的に名前を追加しない(機能を無効にする)か、或いは、自分から送信したユーザーのみを追加するか等の設定が可能です。

■更新間隔
最近使用した連絡先ビューの更新間隔は、デフォルトで30分です。以下の Notes.ini パラメータでその更新間隔を任意の時間に設定することも可能です。

DPAB_PROMOTE_INC
(例: DPAB_PROMOTE_INC=15 15分間隔で更新)

ただし、更新間隔を短くするとサーバーと Notes クライアントの UI のパフォーマンスに影響を与えますので、注意してください。

■アドレスのチェック
以前のバージョンでは、アドレスをタイプミスして送信してしまったものもそのまま追加されてしまいましたが、8.5.2FP2/8.5.3 からは追加する際にアドレスのチェックが行われるようになっています。

Recent Contacts feature does not validate fully for RFC821 or RFC822 compliant addresses
http://www-01.ibm.com/support/docview.wss?uid=swg21441191

■除外設定
特定のドメイン名を含むアドレスは追加したくないような場合、以下の Notes.ini パラメータで除外することが可能です。

DPABRemoveRule

詳細は、以下の Technote を参照してください。
Is it possible to prevent certain names from being added to Recent Contacts?
http://www-01.ibm.com/support/docview.wss?uid=swg21415228

■頻度情報の格納先
どのユーザーとのやり取りが多いのかという頻度情報は、以下のディレクトリ内に格納されています。

data\workspace\.metadata\.plugins\com.ibm.notes.dip

このディレクトリ内のファイルを削除すると、頻度情報をリセットすることが可能です。「最近使用した連絡先」の情報を完全にリセットしたい場合は、以下の Technote をご参照ください。

(参考)[最近使用した連絡先] ビューの連絡先をリセットする方法
http://www.ibm.com/support/docview.wss?uid=swg21466463

■追加するエントリ数の制限
最近使用した連絡先ビューに追加されるエントリの最大数は、デフォルトで3000に制限されています。この最大数は、以下の Notes.ini パラメータで設定可能です。

DPAB_MAX_DIP_TABLE_SIZE
(例: DPAB_MAX_DIP_TABLE_SIZE=500)

最大数に達すると、頻度の低いユーザーから Aging プロセスによって削除されます。Aging プロセスは、デフォルトで週1回チェックを行います。このチェックの間隔は、以下の Notes.ini パラメータで設定可能です。

DPAB_VALIDATE_INTERVAL
(例: DPAB_VALIDATE_INTERVAL=4320 単位は分なので 3*24*60 で3日おき)

こちらも更新間隔を短くするとパフォーマンスに影響を与えます。


コメント

  1. ビジネスマナーのメール | URL | -

    Re: 最近使用した連絡先

    とても魅力的な記事でした!!
    また遊びに来ます!!
    ありがとうございます。。

  2. Notes User | URL | g3atXkZQ

    Re:最近使用した連絡先

    ご質問があるのですが、Notes8.5.3に上げたら、『最近使用した連絡先』が更新されなくなりました。どうすれば、直るのでしょうか。

    プリファレンスのNotesクライアント基本設定においては、『名前フィールドでは、標準の入力補完機能を無効にし、・・・・』の項目のチェックを外しており、連絡先においては『最近使用した連絡先に追加するの項目で『すべて』を選択しているのですが・・・。

    もしご存知でしたらご教示いただけますでしょうか。

    何卒宜しくお願い申し上げます。

  3. 中島 基晶 | URL | -

    Re: Re:最近使用した連絡先

    以下の様なことを試してみてください。
    - 最近使用した連絡先に追加するの設定を一旦「追加しない」に設定した上でまた元に戻す
    - data\workspace\.metadata\.plugins\com.ibm.notes.dip ディレクトリを別の場所に退避させ、再作成する
    - data 以下にある workspace ディレクトリを別の場所に退避させ、再作成する

  4. XXXX | URL | -

    Re:最近使用した連絡先

    なかなか情報が出てこず、、、こちらにたどり着きました。。。

    質問をさせてください。

    Lotus Notes8.5.3に移行した後、宛名の入力補助が一切なくなり、アドレスは全て入力しなければならない状態となりました。
    そこで、最近の連絡先のViewを見ましたところ、1つもアドレスが登録できておりませんでした。
    (以前は、送受信したり、ローカルのメールフォルダにあるアドレスを全て自動で登録できていたかと記憶しております。)

    マニュアル(ヘルプ)に、「最近の連絡先に追加されたユーザーを変更する方法」のエントリーを拝見しましたが、そもそも「[名前を追加しない (Do not add any names)] を選択するか、[次の名前を追加する (Add the following names)] を選択してオプションを選択します。」といった表記の選択肢は見当たりません。

    どのようにしましたら、最近の連絡先に自動で送受信者のアドレスが登録されますでしょうか。。。。

    お力添えいただけたら、幸いです。。。

  5. 中島 基晶 | URL | -

    Re: Re:最近使用した連絡先

    最近使用した連絡先の設定は、プリファレンス内にあります。

    Lotus Notes 8.5.3 Standard版のプリファレンスを開き、[連絡先]を選択していただくと、「名前を追加しない」や「すべての名前」等の追加する方法を選択することができます。

    もしくは、連絡先DBを開き、[オプション]-[プリファレンス]でも同じ設定画面が表示されます。

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