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メールによく効く全文検索

Notesの全文検索は件名とか本文とかあまり意識しなくてもそのまま探すことが出来てNotesの一つの強みの一つじゃないかと思います。 Web メールでも似たような検索UIを提供しているものはたくさんありますが、なかなか思ったメールがヒットしないことも多いんじゃないでしょうか。
 と言うわけで今日はNotesの全文検索をメールでもっと活用できる検索式を考えてみましょう。


1. Hirotaka Nagashima から来たメールで、件名に Re: があるものを除く
こんな構文で探せます。
[From]=Hirotaka Nagashima & !([Subject]=Re:)

演算子が嫌いな人は以下のようにキーワードを使うこともできます。
個人的にはこの構文も好きです。
Field From contains Hirotaka Nagashima and not (Field subject contains Re:)

2. 昨日届いたメールで To に自分が入っているもの
たとえば今日が10月13日として、10月12日に届いたメールで、Toに自分が入っているメールは以下のように探します。SendToに複数入っている場合もOKです。 (キーワードを使うときは contains と言うのでこっちは=よりその意味が分かりやすい気がします。)
[PostedDate] > 2010/10/11 and [PostedDate] < 2010/10/13 and [SendTo]=Hirotaka


3. Hirotaka Nagashimaが送ったメールで添付ファイルを含むもの
xxさんから来たあのメールに付いてたファイルを見たいのだけどあの人からメールがいっぱい来ていて探しにくいなあ・・・と言うときにはどう探すでしょうか。 is present と言う構文を使うと添付ファイルがあるメールを簡単に探すことが出来ます。

[From]=Hirotaka Nagashima and [$FILE] is present


4. 10月1日以降のカレンダーエントリを探す

すべての文書ビューで以下のように探します。
 [Form]=Appointment & [StartDate] > 2010/9/30


よくよく考えるとビューのソートなどを活用して他の方法で探すことが出来るものも多かったと思うのですが、色々考えるのが面倒な時にはいいのではないかと思います。

サポートのメンバーでフォルダーを一切作らない人がいたのですが、メールをどうやって整理しているのだろう、と思って聞いてみると、全文検索で探すからあまり気にしていなかったみたいです。むしろ色々なフォルダを探す方が面倒、て感じだったみたいです。(整理法に問題があるのでは?と言う疑問はさておき)私も振り分けとかをすぐさぼってしまうので、あまりたくさん作りません。

と言うわけで使いこなすと便利だと思うので是非役に立つものがあったら今日から使ってみてください。

コメント

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Re: メールによく効く全文検索

検索の保存と組み合わせると、より便利に使えそうですね。

そうですねー

前のブログの記事とリンクしておけばよかったですね。

僕自身ややこしいメールの検索式は保存しているのでいいと思います。

技術者向け・・ですよね Re: メールによく効く全文検索

一般のユーザーは使いこなせないかと・・・
>サポートのメンバーでフォルダーを一切作らない人がいたのですが、メールをどうやって整理しているのだろう、と思って聞いてみると、全文検索で探すからあまり気にしていなかったみたいです。

うちの利用者はほぼこの全文検索ですね。

以前検索バーの詳細検索の方法を説明したのですが、それすら定着しなかったんで、コマンド入力での検索も難しいかもです。

検索バーのGUI結構使い勝手が良いと思うのですが、どうも理解しづらいようです。

そうですね

一般のユーザーは構文もほとんど覚えていない人も多いと思うので、このブログを読むような方が使ってくれそうな構文をイメージしていました。

検索ビルダーは私もややこしいことを考えないで済むのでよく使いますがやはり、メールのように頻繁にアクセスするものだと使うまでのステップが面倒に感じて敬遠してしまう方もいるのかもしれませんね。

Googleの詳細検索みたいなものかもしれませんね。

ただ・・Re: メールによく効く全文検索

技術者だけが理解できる仕組みを作ってもそれは、技術者の自己満足だけではないかと最近切に思います。
結局使うのは、そのようなことに関わらず、仕事としてそのアプリケーションを使用している人がほとんどですから。通常業務に加えてアプリケーションの使い方にも精通しろとは、ベースになる技術の敷居が高いため、言い難くなっているのは確かです。
(いい忘れました。私は社内SEやってます。)

ノーツに限ったことではありませんが、最近のソフトウェアは利用者にある程度のプログラムの知識を求めるものが多いなと感じます。
それとも、今の一般の利用者さん自体の知識レベルが技術者寄りになってきているのでしょうかね?(そんなの知ってて当然!見たいな・・)
となると、自社の一般社員の技術レベルの低さを悔い改めなくては・・

上級者向けの仕組みも必要だと思いますが

検索式の機能に限って言えば、これらはご存じの通り、アプリケーション開発者などが全文検索を出来るだけ詳細に実行する必要がある際にも使ったりするのでUIから使う人が少なくてもそれはそれで意味があるのではないかな、と思うのですがソフトウェアが難しくなっていてエンドユーザーが使えなくなっているものが増えている気がすること、と言うのはちょっと思うことがあるので今度記事にしてみますね。
 あまりテクニカルでないトピックは面白い記事が書けない気がして避けていた節もあるのでこの機会にこういう話も書いてみようかな、と思います。