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定型文書を貼り付ける

2008年11月24日 23:33

Notes に限らず、メールや業務で使用しているNotesアプリケーションで、提携文や決まったリッチテキストデータを入れればよいような処理に遭遇することはないでしょうか。

今日は、Alan Lepofsky氏のブログから、そんな方のために応用範囲の広い、すばらしいTips を紹介します。Tipsというよりも、ローカルのNotes アプリケーションと言った方が適切かもしれません。

Paste Information Application

「Install Instructions」より下のセクションの指示に従って頂ければよいのですが、大まかには、
1. Quote.gifとPasteInformation.nsf をローカルのNotesデータディレクトリにダウンロード
2. クライアントのメニューより、[ファイル]-[プリファレンス]-[ツールバーの設定]を選び、左側のペインから「カスタマイズ」を選択してください
  (Notes 8 Standard 版の場合、メニューから、[ファイル]-[プリファレンス]を選択し、ノーツプリファレンスの画面から[ツールバー]-[カスタマイズ]を選択します。)
3. [新規]-[ボタン]を選択します。
4. 「アイコンの変更」ボタンを押します。
5. さきほど保存したアイコンを選ぶため、「作成」ボタンを選び、「イメージリソースの挿入」画面に移動します。
6. データディレクトリを選択し、quote.gif を選び、「OK」を押してイメージリソースの挿入画面を閉じます。
7. 以下の値をスマートアイコンに入れます。
ボタンの表題文字: 定型句の挿入
ポップアップヘルプ文字: 定型句の挿入
式:(リンク先にある式をコピーしてください)

という流れになります。
 これでメールのBodyフィールドにフォーカスがあたっているときにスマートアイコンを押すと自分の定型句が挿入できるようになります。

彼のBlogではオフィスまでの地図(画像つき)などを貼る例などが紹介されていますが、作業用のブランクの表データのようなものを入れたり、文字通りいつも使う提携文に使用したり、他にも応用範囲が広いのではないでしょうか。

 このデータベースは、ローカルで使用することを想定していますが、このデータベースをサーバー上に置いて、Notesデータベースのアクションとして実装すれば面倒なスマートアイコンのセットアップなしに全ユーザーが利用することができるし、サーバー上でデータベースの定型句を管理していれば、何かの変更があったときにも迅速に対応することができるようになるかもしれません・・・
 と、どのように使うかは色々あると思いますが可能性があるのではないかと思います。登録用のデータベースを日本語化するのもそれほど大変な作業ではないので(アクション、フォーム、ビューくらいをやれば十分なのではないかと。。)

直接使っても十分便利なツールですが、もし、こんな風に使ってみた!という例があったら、AlanのBlogでもよいですし、このBlogでもよいので是非教えて頂けると読者の参考にもなるのではないかと思います。

# 詳細な原因まで調べていないのですが、Notes8.xのStandardクライアントを使用すると貼り付け時に画面がうまく遷移せずにPasteInformation.nsfが開いたままになってしまうことがあるようです。
クリップボードにはデータは入っているのでそのまま貼り付けてください


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